1. BỐ CỤC VIẾT THƯ BẦNG TIẾNG ANH CHI TIẾT

1.1. MỞ ĐẦU THƯ (BEGINNING)

Nhiều người thường không chú tâm đến phần mở đầu của thư. Tuy nhiên đây lại là phần khá quan trọng để gây ấn tượng với người đọc thư. Phần này sẽ bao gồm lời chào hỏi và giới thiệu bản thân.

Chào hỏi – Salutation

Phần này cho biết tên người nhận mà bạn muốn gửi thư.

Cấu trúc chung: Dear + recipient’s name (tên người nhận thư)

• Trường hợp bạn đã biết tên của người nhận thư nhưng chưa thân thiết với họ:

Cấu trúc: Dear + Title (danh xưng) + surname (họ)

Ví dụ: Dear Mrs Lee, Dear Mr Parker, Dear Ms. Whinston 

• Trường hợp bạn biết tên người nhận thư và có mối quan hệ thân thiết với họ:

Cấu trúc: Dear + first name (tên thường gọi)

Ví dụ: Dear Ly, Dear Sarah, Dear John,… 

• Trường hợp bạn chưa biết tên người nhận thư:

Cấu trúc: Dear Sir/Madam 

Giới thiệu bản thân – Introduction

Có nhiều cách để giới thiệu bản thân tùy thuộc vào mức độ thân thiết giữa người nhận và người gửi và độ trang trọng của bức thư. Tuy nhiên nếu hai người thường xuyên trao đổi thư từ với nhau thì phần này không cần thiết.

My name is + (your name). We met at/in + (date, location).

(Tên mình là + (tên của bạn). Chúng ta từng gặp ở + (thời gian, địa điểm).

Ví dụ: My name is Sarah. We met in Ho Chi Minh City. 

1.2. NỘI DUNG THƯ (BODY)

Phần nội dung của thư được trình bày một cách rõ ràng, chi tiết, mạch lạc những thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc. Nội dung của thư được chia cụ thể thành những phần sau: lời hỏi thăm (opening comment), lý do viết thư (reasons to write) và nội dung chính (main point).

Lời hỏi thăm – Opening Comment 

Ở phần này, người viết thư sẽ hỏi thăm về những thứ xung quanh người nhận: sức khỏe, gia đình, cuộc sống,…

Ví dụ:

• Hỏi thăm sức khỏe một cách thân thiết:

How are you? How have you been? How are things? (Dạo này bạn thế nào?)

• Hỏi thăm sức khỏe một cách trang trọng:

I hope you have a good day. (Tôi hi vọng bạn có một ngày tốt lành)

I hope you are doing well recently. (Tôi hi vọng hiện tại bạn vẫn khỏe.)

• Hoặc nếu như đây là bức thư hồi đáp, bạn nên bắt đầu bằng ‘thank you’:

Thank you for your letter. (Cảm ơn về bức thư của bạn.)

Thank you for responding to my letter. (Cảm ơn vì bạn đã phản hồi bức thư của mình.)

Thank you for contacting us. (Cảm ơn vì đã liên lạc với chúng tôi). 

Lý do viết thư – Reasons to write

Tại phần này, người nói sẽ đề cập đến lý do mình muốn gửi thư. Phần này thường bắt đầu với cấu trúc: I am writing/ I will talk about … 

Ví dụ:

• Mẫu thư thân mật:

In this letter, I will talk about … (Trong bức thư này, mình sẽ nói về …)

I am writing this letter to tell you about … (Mình đang viết thư này để kể cho bạn về …)

I am writing this letter to let you know about … (Mình đang viết thư này để cho bạn biết về…)

• Mẫu thư trang trọng:

I am writing to enquire about/ ask about … (Tôi viết thư để hỏi về…)

We are writing to inform you that/request/complain /apologize/explain/… (Chúng tôi viết thư để thông báo/phàn nàn/xin lỗi/giải thích về…)

I am writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo…)

I am contacting you for the following reasons (Tôi liên hệ với anh vì những lí do sau)

I am currently interested in receiving/obtaining … (Tôi muốn nhận về…)

I received your mail last week and would like to (Tôi đã nhận được thư của bạn lần trước và muốn… )

Nội dung chính – Main point 

Phần nội dung chính của một bức thư Tiếng Anh cần ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu nhất. Vì vậy, khi viết thư người viết cần đi thẳng vào nội dung chính để người đọc nắm bắt thông tin nhanh.

Dưới đây là một số dạng mẫu câu điển hình mà người đọc có thể tham khảo khi viết thư:

Dạng 1: Thư cảm ơn 

Thank you so much for … (Cảm ơn rất nhiều vì…)

I was excited to receive your gifts and want to express my thanks to… (Tôi rất vui khi nhận quà của bạn và muốn bày tỏ lời cảm ơn đến…)

It is extremely thrilling to receive your present…(Rất hạnh phúc khi nhận được quà của bạn…)

I was absolutely happy to … (Tôi rất hạnh phúc khi …)

There are no words to describe my feelings/ to say my appreciation … (Không có từ ngữ nào có thể nới lên cảm xúc/ sự biết ơn của tôi…)

Dạng 2: Thư chúc mừng

I was delighted to hear that you won the piano concerto competition this year. There is no words to express my amazement at your achievement. (Tôi rất vui khi biết rằng bạn đã giành chiến thắng trong cuộc thi hòa tấu piano năm nay. Không có lời nào để diễn tả sự ngạc nhiên của tôi đối với thành tích của bạn.)

Christmas is coming so I want to wish you and your family good luck and health (Giáng sinh sắp đến rồi, tôi muốn chúc bạn và gia đình nhiều may mắn và sức khỏe.)

I heard you got a promotion in your company. Congratulations on such an amazing achievement. I hope you will gain more in the future. (Tôi nghe nói bạn đã được thăng chức trong công ty. Xin chúc mừng vì thành tích thật đáng kinh ngạc. Tôi hy vọng bạn sẽ đạt được nhiều hơn nữa trong tương lai.)

Today is your birthday. I wish you good luck, happiness and health in your new age. (Hôm nay là sinh nhật của bạn. Chúc bạn nhiều may mắn, hạnh phúc và sức khỏe trong tuổi mới.)

Dạng 3: Thư hỏi thăm

How are things? How is your family? Is your business still stable? How is your children’s study? (Mọi thứ thế nào? Gia đình bạn thế nào? Công việc kinh doanh của bạn vẫn ổn định chứ? Việc học tập của các con bạn thế nào?)

My family is still doing well. My parents go to work on a daily basis while my sister and I study at school. My grandparents are doing fine. They exercise and go cycling every day. (Gia đình tôi vẫn ổn. Bố mẹ tôi đi làm hàng ngày trong khi tôi và chị gái tôi học ở trường. Ông bà tôi sức khỏe vẫn tốt. Họ tập thể dục và đạp xe mỗi ngày.)

Dạng 4: Thư phàn nàn

• Trình bày vấn đề khiến bạn không hài lòng:

I think the reason is that …. ( Tôi nghĩ nguyên do là…)

Could you tell your department to check the ……? (Bạn có thể yêu cầu bộ phận của bạn kiểm tra…?)

I would appreciate your looking into this. (Tôi sẽ đánh giá cao việc bạn nghiên cứu kỹ vấn đề này.)

I have to say that your service did not come up to my expectations. (Tôi phải nói rằng dịch vụ của bên bạn không đáp ứng được mong đợi của tôi.)

I’m sorry to say that you’re late with the payments (Tôi rất tiếc khi biết bên bạn đã thanh toán chậm.)

I hope you won’t mind me saying that the place you’d recommended to us wasn’t as nice as we’d expected (Tôi hy vọng sẽ không phiền bạn khi nói rằng nơi bạn giới thiệu cho chúng tôi không tốt như chúng tôi mong đợi.)

• Đề nghị một số giải pháp:

It should put the matter right if ……… (Vấn đề sẽ được giải quyết đúng nếu như…)

I think the best solution would be ………(Tôi nghĩ giải pháp tốt nhất là …)

I would much appreciate it if you ………. (Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn…)

I think the best way to solve the problems is to …( Tôi nghĩ cách tốt nhất để giải quyết vấn đề là …)

Dạng 5: Thư mời

We are having a birthday party for my son on the weekend so I hope/expect/am excited that you can come… (Chúng tôi sẽ tổ chức tiệc sinh nhật cho con trai tôi vào cuối tuần nên tôi hy vọng / mong đợi / rất vui khi con có thể đến…)

I am going to move to a new country so I am celebrating a farewell party. Please share your time with us at … (Tôi sắp chuyển ra nước ngoài vì vậy tôi sắp tổ chức một bữa tiệc chia tay. Hãy dành thời gian của bạn cùng chúng tôi tại…)

I am moving to my new house so I want you to join…. (Tôi sắp chuyển đến nhà mới nên tôi muốn bạn tham gia cùng….)

It would be an honor for us if you can join… (Sẽ là một vinh dự cho chúng tôi nếu bạn có thể tham gia…)

I am thrilled if you could join us on… (Tôi rất vui nếu bạn có thể tham gia cùng chúng tôi vào…)

1.3. KẾT THƯ (COMPLIMENTARY CLOSE)

Câu kết thúc – Concluding Sentence

Bức thư có thể kết thúc bằng việc sử dụng một trong số những câu sau đây, tùy dạng thư và tình huống viết thư:

Please do not hesitate to contact me/Please feel free to contact me if necessary (Xin vui lòng liên hệ với tôi / Xin vui lòng liên hệ với tôi nếu cần thiết)

Please respond at your earliest convenience (Xin hãy phản hồi lại khi bạn thuận tiện nhất)

Hope to hear from you soon (Hi vọng được phản hồi từ bạn sớm)

I’m looking forward to seeing you (Tôi rất mong chờ được gặp bạn)

Please get back to me as soon as possible (Xin hãy phản hồi lại sớm nhất có thể)

I would be grateful if you attend to this matter as soon as possible (Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt)

Let me know if you need more information (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)

KÝ TÊN – SIGNING OFF

• Trường hợp thân thiết

Best wishes 

Take care 

Love.

All the best.

Bye 

• Trường hợp cần sự trang trọng (đã biết tên người nhận)

Yours sincerely, 

Best regards,

Warm regards,

• Trường hợp cần sự trang trọng (chưa biết tên người nhận)

Yours faithfully 

2. MỘT SỐ LƯU Ý KHI VIẾT THƯ BẰNG TIẾNG ANH

Để viết một bức thư bằng tiếng Anh, ngoài nội dung quan trọng, phần hình thức cũng đòi hỏi cần trau chuốt và cẩn thận một chút. Bạn cần lưu ý một số điều sau đây:

• Hạn chế tối đa viết tắt trong thư Tiếng Anh, đặc biệt là thư theo phong cách trang trọng. Thay vì viết ‘I’am, I’ll, I don’t, I’ve seen’, hãy viết ‘I am, I will, I have seen, I do not, …’ , chỉ nên sử dụng các từ viết tắt khi đối tượng nhận thư ở mức độ khá thân thiết (ví dụ như thư gửi người bạn thân đang ở xa).
• Hãy lịch sự và nhã nhặn khi viết thư: dùng ‘Dear’ ở đầu thư, và dùng ‘please’ khi muốn yêu cầu một việc gì đó.
• Để bức thư thêm phần lịch sự, hãy dùng ‘would like’ thay cho ‘want’, ‘could’ hoặc ‘may’ thay cho ‘can’ và ‘would thay cho ‘will’.
• Hãy viết thư ngắn gọn và súc tích. Nên dùng những câu văn ngắn, không dùng liên tiếp 3-4 câu phức (complex sentence). Câu phải có đầy đủ các thành phần câu và trọn vẹn về nghĩa.
• Chú ý đến các dấu câu như: dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu hai chấm. Nếu một  ý chính có nhiều ý phụ, bạn nên dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!) khi viết thư.
• Tránh mắc những lỗi không đáng có như lỗi chính tả, lỗi văn phạm.
• Tránh viết những câu khó hiểu hoặc khiến người đọc hiểu nhầm. Hãy dùng từ đơn giản, không nên dùng từ bác học.
• Chú ý đến phần kết thư: Regards, Best Regards, – hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống. Sincerely Yours, – dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời do mang nghĩa “chân thành”. Faithfully Yours, – dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng.
• Đọc lại thư một lần cuối cùng trước khi gửi thư để kiểm tra những lỗi nhỏ: lỗi chính tả, ngữ pháp, dấu câu,…Trên đây là hướng dẫn viết thư bằng Tiếng Anh do Ngoại ngữ Phương Lan tổng hợp và biên soạn. Hi vọng thông qua bài viết này, các bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan về một bức thư Tiếng Anh và sẽ không còn gặp khó khăn khi viết thư bằng ngôn ngữ không phải tiếng mẹ đẻ nữa nhé.